Sin embargo las formaciones son necesarias y son importantes. Nadie nace aprendido y para poder utilizar las herramientas que se ponen a su disposición, los usuarios necesitan que alguien les enseñe y les guíe en su uso y mejores prácticas. Es ley de vida.
Sacar tiempo es complicado, pero necesario
Uno de los mayores problemas a la hora de programar y realizar una formación es obtener de los usuarios tiempo suficiente y de calidad para que puedan asistir con garantías de obtener provecho de ella.
El tiempo de trabajo de los profesionales sanitarios es especialmente valioso y por lo tanto suele ser complejo encontrar momentos para que éstos puedan asistir a formaciones. En la mayoría de los casos necesitan ser sustituidos por otros profesionales y cuando no es así son constantemente interrumpidos con llamadas, mensajes o tareas que les distraen de la propia formación. Al final todo se traduce en un coste para la organización que trata de minimizar este impacto reduciendo al mínimo el tiempo de dedicación de los profesionales a labores formativas.
No obstante es un error ver este tipo de funciones como un gasto y no como una inversión. Los beneficios de una formación eficiente y de calidad trascienden al propio trabajador y suponen siempre un futuro beneficio para toda la organización en relación al rendimiento de sus trabajadores, la eficiencia de los procesos y la calidad en la atención a los pacientes.
Formación orientada y, sobre todo, práctica
Pero la formación no se puede impartir de cualquier manera. No vale con sentarse delante de los futuros usuarios y contar una por una cada una de las pantallas o procesos que tiene una determinada aplicación.
La formación para profesionales sanitarios (y casi para todo el mundo) es mucho más eficiente cuanto más práctica es. Los ejemplos y los ejercicios deben ser la base del aprendizaje, tomando como base casos reales y simulando el trabajo diario.
Además, los contenidos tienen que ser adecuados a las futuras necesidades de cada uno de los usuarios, teniendo en cuenta los diferentes perfiles y funciones que irán a desempeñar. No todo el mundo tiene que saber de todo. Cada uno deberá aprender realmente lo que necesitará utilizar en su día a día y practicarlo hasta que lo controle y domine.
Elegir el tiempo y la duración adecuada
Otro factor determinante a la hora de realizar una formación adecuada es la duración y el tiempo que se empleará para impartirla.
De forma tradicional la formación se imparte en el menor número de días posible y empleando largas sesiones de 5 o incluso 6 horas de duración en los que se condensan todos los conceptos. Todos hemos sufrido formaciones similares y sabemos que más allá de la tercera hora el rendimiento decae notablemente.
Sería mucho más eficaz realizar la formación en un mayor número de jornadas y en sesiones de menor duración, donde los profesionales puedan concentrarse plenamente y aprovechar al máximo el escaso tiempo que pueden destinar a estas labores. Es complejo obtener esas jornadas (es más sencillo liberar a un profesional un solo día completo que varios a tiempo parcial) pero sin duda el beneficio y el resultado serían mucho mejores.
Hay formadores y formadores
Una de las claves más importantes es elegir con cuidado a la persona que tendrá que impartir la formación. Porque para impartir un curso no vale cualquiera, seguro que todos lo sabemos.
Si nos centramos en el mundo de las tecnologías de la información es muy habitual que sean técnicos quienes tengan que formar a los usuarios en el uso de las herramientas que, en muchos casos, son ellos mismos quienes han diseñado y construido. De hecho se considera que quien más sabe del programa es quien lo ha hecho y por eso es él quien debe impartir el curso de formación. Grave error. Aquel que conoce en profundidad un sistema porque lo ha diseñado da por supuestas muchas cosas que para un usuario pueden ser desconocidas y relevantes.
La formación debe ser impartida por personal especializado, con dotes para la docencia y con una preparación adecuada tanto del temario como de los materiales de apoyo. Su experiencia en la labores formativas hará que el alcance sea el adecuado, que las sesiones sean más dinámicas y que el usuario se sienta más cómodo. El resultado, sin duda, será distinto.
La actitud también cuenta
Por último, pero no por ello menos importante, está la actitud ante la formación que tomen tanto los profesores como los propios usuarios.
En el primer caso, el profesor debe estar preparado y motivado para enseñar y transmitir el conocimiento adquirido. Debe asumir que su papel es vital para que los usuarios, aquellos para los que se ha estado trabajando y para quienes se han construido las herramientas, saquen el máximo provecho de lo que se ha creado.
Y los usuarios no deben ver la formación como una pérdida de tiempo, como una molestia que los separa de sus verdaderas obligaciones, sino como un proceso necesario que les ayudará en el futuro desempeño de su trabajo. Su actitud positiva y constructiva es clave para maximizar el aprendizaje y el aprovechamiento del tiempo dedicado.
La formación es un proceso imprescindible en cualquier proceso de puesta en marcha de nuevos sistemas y aplicaciones. Y como tal debe ser considerada tanto por las organizaciones, a la hora de destinar recursos y tiempo de sus profesionales, como por aquellos responsables de impartirla, poniendo todos los medios necesarios para que sea eficiente.
..Pedro Gonzalo. Hablando de eSalud
