Los motivos son diversos y las causas achacables a todos los participantes (en mayor o menor medida) pero son situaciones que generan desencanto, pérdida de confianza, malestar en las organizaciones y usuarios y molestias a todos los niveles.
Los motivos que conducen al retraso
Las causas de los problemas en los proyectos son muy diversas y pueden encontrarse a todos los niveles. Por nombrar sólo algunas de ellas:
- Falta de inversión o de asignación de recursos necesarios para acometer las tareas del proyecto.
- Insuficiente implicación y apoyo de los equipos directivos de las organizaciones.
- Errores en el dimensionamiento, valoración u orientación de los proyectos.
- Poca implicación de los equipos de los proyectos.
- Falta de incorporación de profesionales y usuarios en los equipos del proyecto.
- Desviaciones significativas en los requisitos de los proyectos o cambios sustanciales en las necesidades de los usuarios.
- Falta de confianza en los resultados finales que se obtendrán del mismo.
- Retrasos en desarrollos, validaciones, pruebas o cualquier otra etapa.
Como vemos hay muchos motivos que pueden conducir a una situación de retraso o bloqueo en un proyecto. Seguro que cada uno de nosotros tiene otro buen “puñado” de motivos diferentes en la cabeza al margen de los citados.
Las causas generalmente no son únicas ni achacables a una única parte
Aunque todos podemos llegar a ser responsables de una forma o de otra, las causas generalmente no son únicas ni achacables a una única parte. Los proyectos son siempre trabajos en equipo y como tal los errores y los problemas se generan en seno del mismo.
Las consecuencias de los retrasos
Un retraso o un bloqueo en un proyecto puede tener muchas y muy serias consecuencias que pueden derivar, en último caso (y el peor sin duda), en un abandono definitivo. Sólo por citar algunas, podemos señalar:
- Necesidad de incrementar la inversión o el gasto en el proyecto para revertir la situación.
- Pérdida de confianza en la tecnología, el equipo de proyecto, el producto o cualquier otro elemento del proyecto.
- Desconfianza o desencanto en los usuarios, que no ven cumplidas sus expectativas iniciales.
- Discrepancias en equipo de trabajo sobre la forma de proceder.
Cualquiera de estas situaciones es compleja de gestionar y requiere de un esfuerzo adicional por todas las partes para reconducir la situación. Hay que ser consciente de dónde está el problema y aplicar las medidas necesarias, cueste lo que cueste.
Un error muy habitual cuando se llega a una situación de este tipo es tratar de “buscar un culpable”
Un error muy habitual cuando se llega a una situación de este tipo es tratar de “buscar un culpable”. Sin embargo, nunca conduce a nada (bueno) y sólo genera más tensión y más problemas. Nunca merece la pena “señalar con el dedo” a nadie.
¿Cómo evitar estas situaciones?
Prevenir una situación de este tipo, por muy común que pueda ser, no es sencillo. En ocasiones son inevitables y se sabe de antemano que de una forma u otra llegarán. Sólo queda estar preparado y afrontar las consecuencias.
Una correcta planificación y un adecuado seguimiento periódico del desarrollo del proyecto es básico para detectar problemas en el mismo y poder aplicar a tiempo medidas correctivas que eviten males mayores
También el contacto diario del equipo de proyecto debe ser capaz de adelantarse a situaciones de esta naturaleza y proponer medidas para evitar llegar a una situación de punto muerto. El diálogo es fundamental en estos casos para encontrar el mejor camino para continuar adelante.
¿Cómo actuar cuando se llega a esta situación?
Llegados a un punto crítico en el desarrollo del proyecto, será necesario acometer las acciones necesarias para que todo vuelva a su cauce. Aunque cada situación es diferente y cada caso tiene sus particularidades, es posible fijar algunas normas básicas de actuación que ayudarán a reconducir el proyecto en la buena dirección.
En primer lugar todo pasa por el análisis de la situación para encontrar las causas que lo han provocado. Debe hacerse de forma conjunta por todos los miembros del proyecto y sin poner barreras ni buscar culpables.
La información y la comunicación es crítica en este punto para que nadie “se descuelgue” o se sienta “abandonado”
A continuación, deberán fijarse las acciones necesarias y su planificación para llevarlas a cabo. En caso de retraso, es muy importante no perder el contacto con los usuarios y mantenerles “al día”. La información y la comunicación es crítica en este punto para que nadie “se descuelgue” o se sienta “abandonado”.
Y sobre todo diálogo, mucho diálogo entre todas las partes para conseguir finalmente llevar a buen puerto el proyecto que se quiera acometer.
Todos los proyectos de salud, en un momento u otro, suelen enfrentarse a situaciones complejas que generan retrasos y bloqueos. La correcta gestión de estos momentos es crucial para que el proyecto no se “tuerza” y pueda acabar en una “vía muerta”.
..Pedro Gonzalo. Hablando de eSalud
